İVT → Kullanmaya Başlarken → Temel Tanımlar
İspat kaydı, bir izin veya tercih hareketinin hangi metin, yöntem, zaman ve kaynakla gerçekleştiğini gösterebilen destekleyici kayıtların bütünüdür. Kullanılan senaryoya göre zaman damgası, doğrulama bilgisi veya ek kayıtlar bu yapının parçası olabilir.
İzin kaydı; ilgili kişinin belirli bir veri işleme veya iletişim tercihiyle ilgili verdiği onay, ret veya değişiklik bilgisinin kaynak, zaman, kanal, marka ve gerekli ispat bilgileriyle birlikte tutulduğu kayıttır.
İzin kaynağı, onay veya ret hareketinin hangi temas noktasından geldiğini ifade eder. Web formu, mobil uygulama, mağaza, çağrı merkezi, SMS veya entegrasyon gibi kaynak bilgileri ispat ve veri kalitesi açısından önemlidir.
Ret, özellikle ticari elektronik iletişim kanalında ileti almak istememe iradesini ifade eder. İzin iptali ise kullanılan izin modeline göre daha geniş bir tercih veya onayın geri alınmasını ifade edebilir. Hangi kaydın hangi hukuki/operasyonel sonucu doğurduğu kullanılan izin türüne göre değerlendirilmelidir.
Açık rıza; belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirmeye dayanan ve kişinin özgür iradesiyle açıkladığı rızadır. KVKK kapsamında her kişisel veri işleme faaliyeti mutlaka açık rızaya dayanmaz; kanunda yer alan diğer işleme şartlarından biri varsa açık rıza gerekmeyebilir. Bu nedenle önce hangi hukuki işleme şartının geçerli olduğu kurumun hukuk/uyum ekibi tarafından belirlenmelidir. Açık rıza kullanılan süreçlerde İVT, rızanın hangi kapsamda, hangi metin ve yöntemle, ne zaman ve hangi kaynaktan alındığına ilişkin kayıtların yönetilmesine ve gerektiğinde ispatlanmasına yardımcı olur.
Aydınlatma, kişisel verisi işlenen kişiye veri sorumlusunun kim olduğu, verilerin hangi amaçla ve hangi hukuki sebeple işlendiği, kimlere hangi amaçla aktarılabileceği, verilerin nasıl toplandığı ve ilgili kişinin hakları konusunda bilgi verilmesidir. Aydınlatma bir onay değildir ve kişisel veri işleme açık rızaya dayansın ya da dayanmasın yerine getirilmesi gereken ayrı bir yükümlülüktür. İVT, kurumun hazırladığı aydınlatma metninin izin sürecinde doğru noktada sunulmasını ve kullanılan metin/akış bilgisinin kayıtla ilişkilendirilmesini destekler.
Ticari elektronik ileti onayı; hizmet sağlayıcının alıcıya arama, mesaj veya e-posta gibi kanallardan ticari amaçlı ileti gönderebilmesi için ETK ve ilgili mevzuat kapsamında aldığı onaydır. Bu onay, KVKK kapsamındaki açık rıza ile aynı hukuki işlem değildir; amaç ve kapsamları ayrıdır. İVT, ticari ileti onayının kanal, marka, kaynak ve zaman bilgileriyle birlikte yönetilmesine, ret hareketlerinin izlenmesine ve gerekli kurguda İYS ile senkronize edilmesine yardımcı olur.
İYS, yani İleti Yönetim Sistemi; hizmet sağlayıcıların ticari elektronik ileti göndermek için aldıkları onayları ve alıcıların ret tercihlerini merkezi olarak yönetebildiği ulusal sistemdir. İYS, ETK kapsamındaki ticari elektronik ileti izinlerine odaklanır. İVT ise kurumun KVKK kapsamındaki veri işleme/açık rıza süreçleri dahil daha geniş izin yapısını, temas noktalarını ve ispat kayıtlarını yönetebilir; gerektiğinde İYS ile entegre çalışır.
Zaman damgası, elektronik bir kayıt veya işlemin belirli bir zamanda mevcut olduğunu ve zaman bilgisinin sonradan açıklanabilir biçimde ilişkilendirilebildiğini göstermeye yarayan ispat unsurudur. İzin yönetiminde tek başına yeterli bir delil değildir; izin kaynağı, kullanılan metin, doğrulama yöntemi, işlem geçmişi ve diğer destekleyici kayıtlarla birlikte anlam kazanır. İVT'nin ispat yaklaşımında zaman bilgisi, izin veya ret hareketinin geriye dönük olarak açıklanabilmesini destekleyen temel alanlardan biridir.
Alt izin, kişinin tek bir genel onay vermesi yerine belirli amaç, marka, grup şirketi, kanal veya veri kullanım senaryosu için daha ayrıntılı tercih yapabilmesini sağlayan izin kırılımıdır. Örneğin bir kişi SMS iletişimine izin verirken farklı bir kanal, marka veya veri paylaşım amacı için ayrı tercih kullanabilir. İVT, kurumun izin modeline göre bu tercihlerin ayrı alanlar halinde kurgulanmasını ve kişinin verdiği seçimin kayıt altına alınmasını destekler.
İzin formu, ilgili kişiye gerekli bilgilendirmelerin ve izin seçeneklerinin sunulduğu, iletişim veya veri işleme tercihlerinin toplandığı dijital yapıdır. İVT'de farklı süreçler için birbirinden bağımsız formlar tanımlanabilir; formun içeriği, izin alanları, doğrulama yöntemi ve kullanılacağı temas noktası ihtiyaca göre farklılaştırılabilir. Aynı kurumun mağaza, web sitesi, kampanya veya çağrı merkezi için farklı formlar kullanması bu nedenle mümkündür.
Paylaşım kanalı, oluşturulan İVT formunun hangi temas noktası veya teknik yöntem üzerinden kullanılacağını tanımlar. Web, API, QR, SMS veya yüz yüze akış gibi farklı kullanım noktaları ayrı paylaşım kanallarıyla kurgulanabilir. Temas noktalarının ayrı kanallar olarak tanımlanması, hangi kaydın nereden geldiğinin daha net izlenmesini, kanal bazlı raporlama yapılmasını ve gerektiğinde ispatın güçlendirilmesini sağlar.
Single opt-in, kişinin yaptığı ilk onay hareketiyle izin kaydının oluşturulduğu akıştır. Double opt-in ise ilk tercihin ardından SMS kodu, bağlantı veya benzeri ikinci bir doğrulama adımıyla kişinin işlemine ek teyit kazandırır. Double opt-in özellikle iletişim adresinin kişiye ait olduğunun doğrulanması ve ispatın güçlendirilmesi açısından tercih edilebilir. Hangi yöntemin kullanılacağı; temas noktası, müşteri deneyimi, risk seviyesi ve kurumun hukuk/uyum yaklaşımı birlikte değerlendirilerek belirlenmelidir.